ワークショップで利用される主催者にとって、開催会場はワークショップの出来栄えを左右する非常に重要な要素のひとつです。ワークショップの進行しやすさに影響するのはもちろんのこと、参加者の参加姿勢も会場の状態に大きく影響されることがあります。

ここでは貸し会議室でワークショップ開催にあたっての注意点を解説いたします。

駅から近いかどうかを確認

ワークショップは参加型・体験型のイベントとして開催されます。セミナーや講習会などに比べて事前に準備しておくべきことも多く、実際に始まってから参加者が困ることのないよう、万全の態勢を整える必要があります。そのため、開催前は最も忙しくなります。

そんなとき、道に迷った参加者から問い合わせの電話が来れば、準備作業が滞り、ほかの参加者に迷惑がかかってしまうでしょう。そうしたトラブルを避けるためには、できるだけ駅から近く、場所がわかりやすい会場を選ぶことが重要です。

備品や設備が整っているか

通常のセミナーであれば、パソコンと資料さえあれば何とか開催できることが多いでしょう。しかしワークショップでは、それ以外にもさまざまな備品や設備を利用する場合が多く、会場に来てから、あれがない、これがないとなれば、参加者に満足のいく体験をしていただくことは難しくなります。

そのため、DVDプレーヤー、LANケ－ブル、変換アダプタなどのほか、ガムテープ、ハサミ、画用紙といった文具まで、つい忘れてしまいがちな細かい備品も完備している会場を選ぶと、当日になって慌てることも少なくなります。

開催実績の多い会場を選ぶこと

ワークショップを成功させるためには、いかに参加者の方に楽しく体験をしてもらえるかがポイントです。そのためには、必要な設備、備品がそろえられていることはもちろん、それ以上にそれらのセッティングをしっかりとしておくことが求められます。

参加者が積極的に体験しようとしても、進行が滞ってしまってはワークショップとして成立しません。いざというときの進行を補助してくれる経験豊富なスタッフがいる会場を選ぶことで、安心して参加者の方に楽しんでもらうことが可能になります。

懇親会をスムーズに開けるようにする

ワークショップ終了後に懇親会を開催する場合、場所が遠いと参加できない方も増えてしまいがちです。せっかくワークショップを通じて互いにコミュニケーションを取ることができたのですから、次回につなげるためにもできるだけ多くの方に懇親会に参加していただきたいものです。

そのためには、飲食店が多い駅周辺の場所を選ぶことも1つの方法ですが、ケータリングなどのサービスがあり、移動せずにそのまま懇親会を行える会場を選ぶのもおすすめです。